一．組成
部長一名，副部長男女各一名，干事男三名女二名。
（成員組合在男女比例上協(xié)調，有利于分工合作）
二．素質要求
① 對工作負責，認真肯干；
② 工作講求效率，不拖拖拉拉；
③ 具備主人翁精神，工作積極主動，有創(chuàng)新意識；
④ 有溝通、協(xié)調學生與學院各方面關系的能力；
⑤ 具備一定電腦知識，較熟練掌握word，excel等的應用，打字速度較快；
⑥ 有統(tǒng)籌計劃的能力；
⑦ 能夠做好會議記錄；
⑧ 有一定交際能力，能與其他部門同事打好關系，能多結識其它相關組織的人員，適時組織工作交流活動；
（以上前三點為必備的基本素質，其它素質不要求每個人都完全具備，可通過工作實踐重點培養(yǎng)，也可通過各成員通力合作取長補短共同完成我部工作）
三．常規(guī)工作：
1． 活動請柬
●流程：設計，打印，發(fā)送。
（包括校領導、學生干部，我院領導，其它學院乃至大型活動中其它學校的邀請）。
總結：
請柬設計，平時注意收集相關的圖片，選取能體現(xiàn)生命特色的圖文，根據(jù)請柬接收對象選擇q版或正式版請柬。
請柬發(fā)送，對于重要并需要短時間內(nèi)派發(fā)的請柬，或者專人直接送到各學院各嘉賓辦公室，或者可通過校學生會聯(lián)系各學院秘書部，以確保請柬發(fā)送到位；需要根據(jù)能到場嘉賓人數(shù)進行工作安排的應在專人發(fā)送請柬時詢問嘉賓。
2． 證件制作
●委員、干事工作證；
●委員通訊錄；
●其它部門證件（eg：學院通訊社記者證、編輯證；院舞蹈隊隊徽）的制作。
總結：
a． 證件。技術部分由分團委宣傳部承擔，我部負責聯(lián)系相關工作單位將模板制作出成品。目前有較常聯(lián)系的是五山街的“八景”和“園園服務部”?；顒又行枰囊恍┡R時證件等的制作?？梢哉埿麄鞑棵拦ぞ庉嫼蜕畈康囊恍┩聨兔ψC件的設計和證件材料的準備。
b． 通訊錄制作切記要將各委員通訊方式登記好并多次核實，以免出現(xiàn)過多差錯造成不必要的損失。再者對我部的形象建設也會造成不良影響。
3． 資料整理
院二樓報告廳一櫥窗為我部專用檔案存放窗，我部將嚴格按照章程檔案管理制度執(zhí)行。
●不定期將資料做系統(tǒng)的分類整理。為各部門取檔，借鑒往屆工作經(jīng)驗等提供方便。
●每學期初收齊各部門工作計劃，統(tǒng)籌制作全年大型活動一覽表。
●每次大型活動結束后，收集相關部門活動策劃書和活動總結，按類歸檔。
●各年級學生名冊、班團干通訊錄的收集、整理、歸檔。
● 各種調查表的整理（包括自薦表），從中提取建設性意見。
總結：
隨時記錄學院活動動態(tài)，學術和活動的各項獎勵和成果，不斷完善檔案制度，以便創(chuàng)新學分、綜合測評評比時查詢。
4． 常規(guī)工作時間的制定
●擬定適宜全體委員開會的時間；
●擬定周一至周五各委員值班時間。
總結：統(tǒng)計各委員上課時間，統(tǒng)籌全局而定。
5．會議相關工作
●全體委員會議總記錄。
●各個部門內(nèi)部會議，我部將派一人作為會議記錄員參加其中。
●做好會場布置。
總結：
a． 委員會會議記錄整理后集中于會議記錄專本，專人負責會議記錄總整理，以便提醒各部門的工作及方便日后查詢需要。
b． 一方面幫助其它部門記錄整理，在需要我部協(xié)助工作時能第一時間通知我部。另一方面可加強我部對其它部門的了解，更好發(fā)揮我部溝通各部的橋梁作用。
c． 嚴格執(zhí)行章程會議制度，頒布并嚴格執(zhí)行。
d． 會前訂場，如開會地點在報告廳應提前到二樓辦公室登記訂場。
e． 會場布置：嘉賓牌的制作，設計模板，按模板高效率批量完成；嘉賓出場與否有時并不在把握中，應預置多幾份，以防萬一；參與或熟悉會場格局布置，繪制格局圖以方便工作人員順利帶來嘉賓和與會者到相應位置就坐。
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